UniPRO/Solutions

UniPRO/Serviceschein - Die papierlose Servicelösung für Microsoft Dynamics 365

NEU: FILM "UniPRO/Serviceschein - effiziente Teamarbeit in Service & Support" 

Mit UniPRO/Serviceschein wickeln Sie die Serviceprozesse Ihres Unternehmens volldigital ab. Der Einsatz herkömmlicher Papierformulare ist Geschichte.
Unidienst stellt hierfür eine Lösung bereit, welche die Zusammenarbeit von Disponenten und Technikern strukturiert und den gesamten Prozess in Microsoft Dynamics 365 (for Sales und for Customer Service) abwickelt: Vom erstmaligen Kundenkontakt im Servicecenter bis hin zur Fakturierung der erbrachten Leistung. Der Ablauf eignet sich nicht nur für Reparaturen, sondern auch für Implementierungen oder Wartung.

AUTOMATISCHE GENERIERUNG DES SERVICESCHEINS UND UNTERSTÜTZUNG BEI DER EINSATZPLANUNG
Mit der Entgegennahme der Serviceanfrage vom Kunden und der Anlage einer entsprechenden Serviceaktivität in Microsoft Dynamics 365 durch den internen Servicemitarbeiter, generiert das Programm UniPRO/Serviceschein den elektronischen Serviceschein. Für die Durchführung wählt der Disponent einen geeigneten, freien Techniker aus – UniPRO/Serviceschein prüft dabei die Personalressourcen und erzeugt Vorschläge.

ELEKTRONISCHER SERVICESCHEIN
Mit dem Serviceschein erhält der Techniker im CRM-System die für ihn relevanten Informationen zum Kundeneinsatz bereit gestellt. Dies sind neben der Adresse und den Kontaktdaten des Kunden auch Details zum betroffenen Gerät (z. B. Produktinformationen, Geräteeinstellungen, Defekt, Implementationsvoraussetzungen) und der Arbeitsauftrag. Der Techniker besitzt eine CRM-Lizenz und trägt seine Daten direkt per Notebook oder Tablet in Microsoft Dynamics 365 ein: Messwerte, ein- und ausgebaute Materialien, Zeitverbrauch, An- und Abfahrtszeiten, Nebenkosten.

ELEKTRONISCHER EXCEL-SERVICESCHEIN
Insbesondere für Unternehmen, die externe oder eigene Servicetechniker nicht mit Lizenzen ausstatten möchten, eignet sich der automatisierte Prozess des Excel-Servicescheins. Dabei bietet Unidienst die Möglichkeit, dem Techniker die Daten als Excel-Tabelle zukommen zu lassen. Mit dem Abschluss des Kundenbesuchs trägt dieser seine Angaben in den Excel-Serviceschein ein – für Arbeitszeiten, Materialverbrauch und Messdaten stehen jeweils eigene Tabellenblätter zur Verfügung. Diese Eingaben werden an das interne Servicecenter retourniert.

Im Hintergrund übermittelt ein Client-Tool regelmäßig die neuen Excel-Servicescheine an die Techniker und importiert die abgeschlossenen nach Microsoft Dynamics 365. So stehen die Details aus dem Kundeneinsatz für die Fakturierung und die Ergänzung des Kundeninventars zur Verfügung.

VORTEILE MIT DEM EXCEL-SERVICESCHEIN

  • keine unmittelbare Anbindung an das CRM-System notwendig – hohe Eignung für externe Servicetechniker und Subunternehmen
  • Offline-Fähigkeit
  • flexible Anpassung an kundenspezifische Anforderungen (z. B. mehrere Logos oder Anschriftenzeilen)
  • sämtliche Felder der Entität Serviceschein in Microsoft Dynamics 365 können auch im Excel-Serviceschein eingebunden werden
  • Bereitstellung von Spezifikationen an den Techniker in Form von Checklisten und Unterstützung bei der Einhaltung der Qualitätsstandards 
  • internationale Unternehmen erzeugen den Excel-Serviceschein in unterschiedlichen Sprachen

BELEG UND SIGNATUR
Techniker und Kunde schließen die Serviceaktivität mit der Unterzeichnung des Einsatzdokuments ab. Beide leisten eine digitale Unterschrift – Unidienst integriert hierfür das Signaturpad von signotec. Den Beleg erhält der Kunde umgehend in Form eines PDFs als E-Mail zugestellt.

FAKTURIERUNG VON MATERIAL UND DIENSTLEISTUNGEN
Sobald die Informationen vom Kundeneinsatz automatisiert nach Microsoft Dynamics 365 übertragen wurden, stehen diese als Auftragspositionen bereit – sowohl die Ersatzteile als auch die Dienstleistungen werden mit dem Standardprozess von Microsoft Dynamics 365 in Rechnung gestellt.